📋 この記事の結論
- 特定技能外国人を自社で適切に管理できているかは10のポイントで確認できる
- 見落とされがちなのは「定期面談の記録」「在留期限の管理」「離職時の届出」
- 管理が不十分なまま放置すると行政指導・受け入れ停止のリスクがある
- 自社管理が難しい項目は登録支援機関への委託（部分委託）で解決できる
📌 用語解説
特定技能外国人の自社管理とは、登録支援機関に委託せず企業が自ら法定10支援を実施すること。過去2年以内に中長期在留外国人の受入れ実績があり、支援担当者を置ける企業が対象。
特定技能外国人の自社管理とは、登録支援機関に委託せず企業が自ら法定10支援を実施すること。過去2年以内に中長期在留外国人の受入れ実績があり、支援担当者を置ける企業が対象。
なぜ「管理」が重要なのか
「在留期限の管理を怠ることは、企業にとっても外国人スタッフにとっても深刻なリスクになります。」
特定技能の在留資格は、受け入れ企業が適切な支援・管理を行うことを前提に許可されています。管理が不十分だと、更新時に問題が発覚したり、外国人スタッフの不法就労や失踪につながるリスクがあります。
出入国在留管理庁による定期報告・随時届出の義務もあり、書類管理の漏れが行政指導の原因になるケースが増えています。
特定技能 自社管理チェックリスト10
| # | 管理項目 | 頻度 | 見落としリスク |
|---|---|---|---|
| 1 | 在留カードの有効期限管理 | 随時 | 高（期限切れは即アウト） |
| 2 | 特定技能雇用契約の内容確認 | 契約時・更新時 | 中 |
| 3 | 定期面談の実施と記録（3ヶ月に1回） | 3ヶ月ごと | 高（未実施は義務違反） |
| 4 | 面談記録の5年間保存 | 随時 | 中 |
| 5 | 報酬が日本人と同等以上であることの確認 | 給与改定時 | 中 |
| 6 | 在留資格変更・更新申請のスケジュール管理 | 期限3ヶ月前 | 高（失念すると失在留） |
| 7 | 出入国在留管理庁への定期届出（4半期） | 四半期ごと | 高（未届は行政処分の対象） |
| 8 | 転職・離職時の届出（14日以内） | 随時 | 高（忘れがち） |
| 9 | 日本語学習機会の提供記録 | 月次 | 低 |
| 10 | 相談窓口の設置と周知 | 常時 | 低 |
特に注意が必要な3項目の詳細
① 在留カードの有効期限管理
特定技能1号の在留資格は最長1年ごとの更新が必要です。期限が切れると即日で就労不可となります。更新申請は期限の3ヶ月前から可能なので、システムや手帳でリマインダーを設定しておきましょう。
② 四半期ごとの出入国在留管理庁への届出
受け入れ企業は毎四半期末（3月・6月・9月・12月末）から14日以内に、支援実施状況の届出をオンラインまたは郵送で行う義務があります。忘れやすいため、担当者を明確にして管理することが重要です。
③ 離職時14日以内の届出
外国人スタッフが離職した場合、14日以内に出入国在留管理庁に届出が必要です。「自然と辞めた」ではなく、書類上の手続きを必ず完了させてください。
管理が難しい場合は登録支援機関へ
特に多店舗展開の飲食店や複数施設を持つ介護事業者では、担当者1人での管理が限界になるケースがあります。Skyworkでは書類管理・届出サポートを部分委託で受け付けており、企業の負担を最小化しながらコンプライアンスを担保できます。
よくある質問（FAQ）
Q. 特定技能の自社管理は本当にできますか？
A. 可能ですが、支援責任者・支援担当者の設置・多言語対応・定期面談・行政届出など体制整備が必要です。初めて特定技能を受け入れる企業は、一部でも登録支援機関を活用することをお勧めします。
Q. 定期面談は何ヶ月ごとに必要ですか？
A. 3ヶ月に1回以上が必要です。面談内容は記録し、支援担当者から支援責任者への報告も必須です。面談は外国人が理解できる言語で行うことが求められます。
Q. 在留期限の管理を忘れた場合はどうなりますか？
A. 在留期限が切れたまま就労させると不法就労となり、企業側も罰則の対象になります。在留カードの有効期限をシステムで管理し、3ヶ月前から更新手続きを開始することを強く推奨します。
Q. 行政への届出はどのような手続きが必要ですか？
A. 四半期ごとの定期報告・採用時・退職時の届出・住所変更時の届出などが必要です。届出の遅延や虚偽申告は指導・罰則の対象となります。
Q. 外国人が退職した場合の手続きは？
A. 退職した場合、14日以内に関係機関への届出が必要です。また次の就職先が決まるまでの在留資格の取り扱いについて、本人に正確な情報を伝えることが企業の支援義務に含まれます。
よくある質問
Q自社支援に切り替えた場合、登録支援機関との契約はどう終了しますか？
現在の契約期間終了時に更新しないか、解約条項に従って中途解約します。その後、出入国在留管理庁へ「支援委託の解除」届出が必要です（外国人ごとに14日以内）。
Q在留期限の管理はどうやって行えばよいですか？
在留カードの「在留期限」欄を確認し、有効期限の3ヶ月前にはビザ更新手続きを開始してください。更新し忘れると不法就労となるため、Excelや人事システムで全員分を一元管理することを推奨します。
Q定期面談の頻度と記録方法の規定はありますか？
少なくとも3ヶ月に1回の定期的な面談が義務付けられています。面談記録（実施日・出席者・相談内容・措置内容）を書面または電磁的方法で1年以上保存し、出入国在留管理庁の求めがあれば提出できる状態にしておく必要があります。
コメント